Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung unserer Angebote verarbeiten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

1. Verantwortliche Stelle

Kölner Freiwilligen Agentur e. V.
Clemensstraße 7
50676 Köln
Telefon: 0221 888278-0
E-Mail: info@koeln-freiwillig.de

Vertreten durch den Vorstand. Weitere Angaben finden Sie in unserem Impressum.

2. Hosting und Server-Protokolldaten

Unsere Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, gehostet. Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und Zugriffsstatus gehören. Diese Daten werden benötigt, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb unseres Internetangebots. Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine Sicherheitsvorfälle oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung rechtfertigen. Mit dem Hostinganbieter besteht, soweit erforderlich, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

3. Verschlüsselte Übertragung

Diese Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung. Dadurch werden Daten, die Sie an uns übermitteln, während der Übertragung vor dem unbefugten Mitlesen geschützt. Einen absoluten Schutz elektronischer Kommunikation können wir jedoch nicht gewährleisten.

4. Cookies, lokale Speicherung und Einwilligungsverwaltung

Wir verwenden Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch unbedingt erforderliche Technologien setzen wir ein, damit die Website und die von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktionen bereitgestellt werden können. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Ihr Endgerät ist § 25 Abs. 2 TDDDG; die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Für nicht erforderliche Technologien und externe Medien holen wir vorab Ihre Einwilligung ein. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Schaltfläche „Datenschutz-Präferenz“ am unteren Rand der Website ändern oder widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Verwaltung Ihrer Auswahl nutzen wir Borlabs Cookie. Dabei werden Ihre Einwilligungsentscheidung, Zeitpunkt, Einwilligungskennung sowie technische Nachweisdaten gespeichert. Die jeweiligen Anbieter, Zwecke, Cookies und Speicherdauern werden im Dialog „Datenschutz-Präferenz“ angezeigt.

5. Kontaktaufnahme und Formulare

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und erforderliche Anschlussfragen zu bearbeiten. Je nach Formular können dies insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt Ihrer Nachricht und weitere von Ihnen freiwillig angegebene Informationen sein. Mit einem Stern gekennzeichnete Angaben sind erforderlich, damit wir die Anfrage bearbeiten können.

Für Formulare setzen wir insbesondere Contact Form 7 ein. Formulareingaben können in unserem WordPress-System gespeichert und per E-Mail an die zuständige Stelle übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit es um vorvertragliche oder vertragliche Anliegen geht, ansonsten Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die sachgerechte Bearbeitung Ihrer Anfrage. Beruht eine Anfrage auf einer Einwilligung, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Empfänger sind nur die innerhalb der Kölner Freiwilligen Agentur zuständigen Personen sowie erforderliche technische Dienstleister.

6. Newsletter und Rundbriefe

Wenn Sie einen Newsletter oder Rundbrief abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die ausgewählten Verteiler und freiwillig angegebene Daten wie Name oder Organisation. Die Anmeldung wird im Double-Opt-in-Verfahren bestätigt. Zum Nachweis der Einwilligung können Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie technische Protokolldaten gespeichert werden.

Wir nutzen das auf unserer Website installierte Newsletter-System „The Newsletter Plugin“ sowie den Versanddienst Brevo der Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich. Brevo verarbeitet die für den Versand benötigten Daten in unserem Auftrag. Rechtsgrundlage für Anmeldung, Versand und Erfolgsmessung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Informationen des Anbieters finden Sie unter https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/.

Unsere Newsletter können Messpixel und individualisierte Links enthalten, mit denen Öffnungen und Klicks statistisch ausgewertet werden. Dabei können Zeitpunkt, IP-Adresse, verwendetes Endgerät und Interaktionen verarbeitet werden. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink in jedem Newsletter. Nach einer Abmeldung löschen oder sperren wir Ihre Daten für den Versand. Soweit dies zum Nachweis einer früher erteilten Einwilligung erforderlich ist, können Nachweisdaten bis zum Ablauf möglicher Ansprüche auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufbewahrt werden.

7. Engagementdatenbank der Aktion Mensch

Auf unserer Website binden wir die Engagementplattform der Aktion Mensch e. V., Heinemannstraße 36, 53175 Bonn, ein. Mit der Datenbank können Sie nach ehrenamtlichen Tätigkeiten suchen. Beim Laden und bei der Nutzung der Datenbank können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten, Zeitpunkt des Zugriffs, Suchangaben und weitere von Ihnen eingegebene Informationen an Aktion Mensch übermittelt werden.

Soweit die Einbindung nicht technisch unbedingt erforderlich ist, erfolgt sie erst nach Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Bei einer anschließenden Nutzung gelten ergänzend die Datenschutzhinweise der Aktion Mensch: https://www.aktion-mensch.de/datenschutz. Ihre Einwilligung können Sie über „Datenschutz-Präferenz“ widerrufen.

8. Anmeldung zu Veranstaltungen mit pretix

Für einzelne Veranstaltungen nutzen wir das Ticketsystem pretix der rami.io GmbH, Berthold-Mogel-Straße 1, 69126 Heidelberg. Bei einer Anmeldung werden die im jeweiligen Formular abgefragten Angaben, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Veranstaltung und gegebenenfalls weitere Buchungsdaten, verarbeitet. Technisch erforderliche Cookies dienen unter anderem der Zuordnung des Warenkorbs.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Anmeldung und Veranstaltung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit freiwillige Angaben oder gesonderte Einwilligungen abgefragt werden, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Daten werden gelöscht, wenn sie für die Durchführung und Abrechnung der Veranstaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Weitere Informationen: Datenschutz bei pretix.

9. Videokonferenzen und Webinare mit Zoom

Für Online-Veranstaltungen nutzen wir Zoom. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Zoom Video Communications Ireland Limited, 6th Floor, Cumberland House, 1 Fenian Street, Dublin 2, Irland. Je nach Nutzung können insbesondere Anmelde- und Kontaktdaten, Meeting-Metadaten, IP-Adresse, Geräteinformationen sowie Audio-, Video- und Chatdaten verarbeitet werden. Welche Daten tatsächlich anfallen, hängt davon ab, welche Funktionen Sie verwenden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Veranstaltung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO oder, bei sonstigen Veranstaltungen, aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer ortsunabhängigen Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Soweit eine Aufzeichnung vorgesehen ist, informieren wir Sie vorher und holen, soweit erforderlich, eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO ein.

Zoom kann Daten auch in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Für Übermittlungen in die USA kommen – abhängig von Empfänger und Verarbeitung – insbesondere der EU-US Data Privacy Framework sowie die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission in Betracht. Weitere Informationen finden Sie unter https://explore.zoom.us/de/privacy/.

10. Umfragen mit LamaPoll

Für einzelne Projekte verwenden wir LamaPoll, einen Dienst der Lamano GmbH & Co. KG, Prenzlauer Allee 36G, 10405 Berlin. Welche Daten verarbeitet werden, ergibt sich aus der jeweiligen Umfrage. Wir informieren zu Beginn darüber, ob eine Umfrage anonym oder personenbezogen durchgeführt wird.

Je nach Umfrage erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, zur Erfüllung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an Evaluation und Qualitätsentwicklung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die konkrete Rechtsgrundlage und Speicherdauer werden bei der jeweiligen Umfrage erläutert. Weitere Informationen: Datenschutz bei LamaPoll.

11. Spendenformular von HelpMundo/HelpDirect

Auf unserer Spendenseite ist ein Formular der HelpMundo GmbH, Ahrweg 107, 53347 Alfter, eingebunden. Technische Ressourcen werden dabei auch über HelpDirect bereitgestellt. Beim Aufruf und bei der Nutzung können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten sowie die von Ihnen eingegebenen Spenden-, Kontakt-, Adress- und Zahlungsdaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung der von Ihnen eingegebenen Daten erfolgt zur Abwicklung der Spende auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die Verarbeitung zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Sicherheits- und Missbrauchsschutzmaßnahmen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren Abwicklung von Spenden. Soweit eine Einwilligung für die Einbindung oder weitere Zwecke eingeholt wird, sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO die Rechtsgrundlagen.

Abhängig von der gewählten Zahlungsart werden die zur Zahlung erforderlichen Daten an den angezeigten Zahlungsdienstleister übermittelt. Dort gelten ergänzend dessen Datenschutzhinweise. Spenden- und Buchungsunterlagen bewahren wir entsprechend den gesetzlichen, insbesondere steuerrechtlichen, Fristen auf. Andere Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Weitere Informationen: Datenschutz bei HelpMundo.

12. Schutz der Website mit Wordfence

Zum Schutz vor Angriffen und Schadsoftware setzen wir Wordfence ein. Dabei können insbesondere IP-Adressen, angeforderte URLs, Zeitpunkte, Browserinformationen und sicherheitsrelevante Ereignisse verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer Website, unserer Systeme und der Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer.

Anbieter ist Defiant, Inc., 800 5th Ave Ste 4100, Seattle, WA 98104, USA. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO. Sicherheitsprotokolle werden gelöscht, wenn sie für die Erkennung, Abwehr oder Dokumentation von Angriffen nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen. Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Wordfence.

13. Soziale Netzwerke und externe Links

Unsere Website enthält Links zu externen Angeboten, beispielsweise Instagram und Facebook. Beim bloßen Anzeigen unserer Website wird durch einen gewöhnlichen Link noch keine Verbindung zu dem jeweiligen Netzwerk hergestellt. Erst wenn Sie den Link auswählen, verlassen Sie unsere Website; der jeweilige Anbieter verarbeitet dann Daten in eigener Verantwortung. Bitte beachten Sie dessen Datenschutzhinweise.

14. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können insbesondere Hosting-, IT-, E-Mail-, Newsletter-, Veranstaltungs-, Umfrage-, Spenden- und Zahlungsdienstleister sowie zuständige Behörden sein. Dienstleister werden, soweit erforderlich, vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden.

Bei Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stellen wir sicher, dass die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Dies kann insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, eine gültige Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln der EU-Kommission geschehen. Einzelheiten ergeben sich aus den Abschnitten zu den jeweiligen Diensten.

15. Speicherdauer

Soweit in dieser Erklärung keine besondere Dauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Anschließend löschen oder anonymisieren wir sie. Eine längere Speicherung erfolgt, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden oder ein Sicherheitsvorfall aufgeklärt werden muss.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO (Art. 21 DSGVO) sowie
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an info@koeln-freiwillig.de oder die oben genannte Postadresse wenden.

17. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
https://www.ldi.nrw.de/

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Stand: 30. August 2026